A mai üzleti világban az idő a legértékesebb valuta. Mégis, sok vállalkozásnál naponta órák mennek el azzal, hogy munkatársak akták között kutatnak, elveszett számlákat keresnek, vagy manuálisan rögzítenek adatokat, amiket egy okos rendszer másodpercek alatt elvégezne.

A dokumentumkezelés modernizálása ma már nem csak egy kényelmi funkció, hanem a versenyképesség alapfeltétele. De mit is jelent ez a gyakorlatban a DocIT segítségével?

1. Az "elektronikus szemétdomb" felszámolása

Sokan tartanak tőle, hogy a digitalizáció csak annyit jelent: a fizikai papírhalmokból digitális káosz lesz. A DocIT rendszere pont ezt akadályozza meg. A mappák és intelligens címkék kettős rendszere lehetővé teszi, hogy ne csak egyféle hierarchiában gondolkodjunk. Egy dokumentum tartozhat a „Könyvelés” mappába, miközben elláthatjuk „2024”, „Szerződés” és „Partner neve” címkékkel is. Így bármelyik irányból indulunk el, a keresett irat azonnal előkerül.

2. Mesterséges Intelligencia: A kolléga, aki sosem alszik

A modernizáció kulcsa az automatizálás. A DocIT AI-alapú irattípus-besorolása és az OCR (karakterfelismerő) technológiája leveszi a válladról az adatrögzítés terhét.

• Hogy működik? Feltöltesz egy szkennelt PDF-et, a rendszer „elolvassa” a tartalmát, felismeri, hogy az egy számla, kigyűjti belőle a partnernevet, az adószámot és a dátumot.
• Az eredmény: A szabadszöveges keresővel akár egy dokumentum belsejében lévő konkrét kulcsszóra is rákereshetsz, hasonlóan, mintha a Google-t használnád a saját céges irataid között.

3. Jóváhagyás pár kattintással – bárhonnan

A modern iroda már nem egy fizikai helyszín. Legyen szó home office-ról, vagy egy üzleti útról, a folyamatoknak nem szabad megállniuk. A DocIT Jóváhagyási Modulja lehetővé teszi, hogy a számlák, szerződések engedélyezése ne postázással vagy e-mail láncokkal történjen. A hierarchikus vagy párhuzamos jóváhagyási sablonokkal a rendszer automatikusan küldi a dokumentumot a következő illetékesnek, aki a telefonjáról is egyetlen gombnyomással rábólint a kifizetésre vagy a szerződéskötésre.

4. Biztonság és hitelesség: Több, mint egy felhőtárhely

A modernizálás másik pillére a biztonság. A DocIT nem csak tárol:

• Szabályozott jogosultságok: Mindenki csak ahhoz fér hozzá, amihez az adminisztrátor engedélyt adott.
• Digitális hitelesítés: A dokumentumok jogilag érvényesek és módosíthatatlanok maradnak.
• Eseménynapló: Pontosan nyomon követhető, ki, mikor és mit csinált az adott fájllal.

Összegzés: Mikor érdemes elkezdeni?

A válasz egyszerű: most. A dokumentumkezelés modernizálása nem egy egyszeri nagy beruházás, hanem egy folyamatos hatékonyságnövelés. A DocIT modulos felépítése lehetővé teszi, hogy csak azt használd, amire tényleg szükséged van – legyen az a Személyi Akta modul a HR-nek, vagy a Számlázási modul a pénzügynek.

Ne hagyd, hogy a papíralapú adminisztráció lassítsa a céged növekedését! Lépj be a digitális korszakba a DocIT-tel, és fordítsd a megspórolt időt arra, ami valóban fontos: az üzletépítésre.

Szeretné látni a rendszert működés közben? Kérjen bemutatót már most a lenti időpontfoglaló űrlapon keresztül!