Gyűjtő kategóriák
dokumentum típusok
láthatósági beállítások
kötelező dokumentumok
Miért fontos a rendszerezett dokumentumgyűjtés?
Miért fontos a rendszerezett dokumentumgyűjtés?
DocIT
Hozzon létre gyűjtő kategóriákat kötelező dokumentum típusokkal és kezelje hatékonyan a beérkező iratokat.
A Gyűjtő modul bekapcsolása után lehetősége van egyedi gyűjtő kategóriák létrehozására. Minden kategóriához meghatározhat konkrét dokumentum típusokat, amelyek kötelezően beérkeznek a rendszerbe. Például HR Felvétel gyűjtő kategóriához hozzárendelheti a munkaszerződést, orvosi alkalmassági igazolást és végzettséget igazoló dokumentumokat.
Minden gyűjtő kategóriához megadhatja azokat a dokumentum típusokat, amelyek kötelezően szükségesek az adott folyamathoz. A rendszer automatikusan nyomon követi, hogy mely dokumentumok érkeztek már be, és melyek hiányoznak még, így átlátható képet kap a gyűjtés állapotáról.
A gyűjtő kategóriák láthatóságát rugalmasan állíthatja be:
• Nyilvános láthatóság - mindenki számára elérhető
• Korlátozott láthatóság - csak meghatározott szerepkörök számára
• Privát - csak a kategória kezelője számára látható
• Projekt alapú - konkrét projektekhez köthető
Bekapcsolhatja azt a funkciót, hogy csak az láthassa és kezelhesse a gyűjtőt, aki felelős érte:
• Kezelői jogosultság hozzárendelése
• Többszintű hozzáférési rendszer
• Audit trail - minden művelet naplózása
• Értesítések automatikus küldése a felelősöknek
Gyakorlati alkalmazás: HR Felvétel gyűjtő kategória létrehozása
• Munkaszerződés - kötelező dokumentum a belépéshez
• Orvosi alkalmassági - munkaköri alkalmassági vizsgálat eredménye
• Végzettséget igazoló dokumentum - diploma, bizonyítvány
• Fényképes igazolvány másolat - személyazonosítás
• TB kártya - társadalombiztosítási azonosító
A rendszer jelzi, ha bármelyik dokumentum hiányzik, és értesíti a felelős személyt.
• Automatizált nyomon követés - a rendszer figyeli a hiányzó dokumentumokat
• Rugalmas kategorizálás - tetszőleges gyűjtő kategóriák létrehozása
• Átlátható státusz - valós idejű áttekintés a beérkezett dokumentumokról
• Jogosultság alapú hozzáférés - biztonságos adatkezelés
• Értesítési rendszer - automatikus emlékeztetők hiányzó dokumentumokról
• Audit napló - minden művelet visszakereshető
• Integrált dokumentumkezelés - zökkenőmentes kapcsolat a DocIT rendszerrel
Projekt dokumentáció gyűjtő:
• Projektterv, költségvetés, műszaki dokumentáció
Beszállító minősítési gyűjtő:
• Cégadatok, referenciák, minőségi tanúsítványok
Minőségirányítási gyűjtő:
• Szabályzatok, jegyzőkönyvek, ellenőrzési lapok
Pénzügyi gyűjtő:
• Szerződések, számlák, kimutatások
• Sablonok használata - előre definiált gyűjtő kategóriák
• Határidők beállítása - dokumentum beérkezési határidők
• Automatikus emlékeztetők - értesítések lejárat előtt
• Tömeges feltöltés - több dokumentum egyszerre
• Exportálási funkció - jelentések készítése
Kérdése van? Írjon nekünk! Hamarosan felvesszük Önnel a kapcsolatot.
Ha időpontot szeretne foglalni, válassza az online időpontfoglalást.